Vad är en pdf-fil?
PDF står för Portable Document Format, är en vanlig filtyp för att dela dokument digitalt på datorer, surfplattor och smartphones.
Den kan vara uppbyggd av text, bilder och formatering, som bevaras i ett fast format oavsett vilken enhet eller programvara du använder för att öppna den. Vi kan säga att layouten är låst.
Det finns flera olika appar för att öppna och läsa pdf-filer på datorn.
- I M365, Mitt innehåll i webbläsaren öppnar pdf-filen snabbt och enkelt i en ny flik.
- Ligger filen på datorn är det troligen Adobe Acrobat Reader som öppnar filen. Saknar du appen så finns den att ladda ner från SoftWare Center.
- PDF Viewer är ett tillägg för webbläsare som gör det enkelt att öppna filer på internet.
Med hjälp av ClaroRead kan du få texten uppläst från en pdf, så länge som pdf-filen innehåller text och inte bild av text.
- Starta ClaroRead.
- Markera texten du vill lyssna till. Om uppläsningen inte startar klicka på play-knappen.
- När du ska spara en fil i Microsofts appar så kan du ändra filformat och spara filen direkt som en pdf istället för Word, PowerPoint, Excel osv.
- I webbläsaren eller i appar som inte kan spara filen som pdf kan du ”skriva ut” filen till en pdf genom att ändra skrivare.
För att kunna skriva i en pdf-fil kan du behöva konvertera, göra om den till ett annat filformat. Att skapa ett Worddokument av en pdf är enkelt, om förutsättningarna är god.
- Starta Word
- … välj Öppna
- … välj Bläddra
- och välj pdf-filen du vill konvertera.
- Efter en liten stund är filen öppnad i Word och du kan skriva eller redigera dokumentet och avsluta med att spara Word-filen.
Hur bra Worddokumentet ser ut i jämförelse med pdf-filen berör på hur filen skapades och vad den innehåller. Om layouten består av tabeller eller anpassad, formaterad text så kan resultatet bli sämre. Det gäller även om pdf-filen skapats med en skanner. Då är den oftast en bild och inte text. Med hjälp av OCR kan bilden av text konverteras till text.
På nätet finns även tjänster där du konverterar mellan olika filformat. En tjänst som fungerar bra är
123app.com. Tänk på att du där inte konverterar och laddar upp känsliga uppgifter på nätet.
Att konvertera en PDF-fil till Microsoft Word kan ibland ge mindre tillfredsställande resultat av flera skäl:
- PDF-filen är en bild
Om texten i PDF-filen är inbäddad som bilder istället för verklig text, kommer konverteringsverktygen inte kunna utläsa och bevara den som redigerbar text i Word. Detta kan hända om PDF:en är skapad genom att skanna en fysisk sida eller om texten är rasteriserad.
- Komplex formatering
Om PDF-filen innehåller komplexa layouter, tabeller eller specialformatering som inte enkelt kan översättas till Word-format, kan det resultera i förlorad eller förvrängd formatering.
- Saknade teckensnitt
Om PDF-filen använder speciella teckensnitt som inte är tillgängliga på din dator, kan konverteringsprocessen använda ersättningsteckensnitt som inte ser likadana ut.
- Säkerhetsrestriktioner
Vissa PDF-filer är skyddade med lösenord eller har restriktioner för kopiering och utskrift, vilket kan hindra konverteringsverktyg från att extrahera text korrekt.
- Felaktig OCR (Optical Character Recognition)
Om PDF-filen innehåller text som har genomgått en dålig OCR-process (omvandling av skannad text till digital text), kan det leda till felaktig textigenkänning.
- Kvaliteten på konverteringsverktyget
Resultatet av PDF till Word-konvertering beror också på kvaliteten på det verktyg eller den programvara du använder. Olika verktyg har olika förmågor att hantera komplexa PDF-strukturer.
För att få de bästa resultaten när du konverterar en PDF till tex Word är det bäst att använda högkvalitativa konverteringsverktyg och försäkra dig om att PDF:en innehåller verklig text snarare än bilder av text. Ibland kan du behöva manuellt redigera Word-dokumentet efter konvertering för att justera formatering och rätta eventuella felaktigheter.